Die häufigste Frage, die Personalleiter und Compliance-Verantwortliche derzeit stellen, lautet: Muss das Unternehmen die KI-Schulung finanzieren — oder kann man die Kosten auf die Mitarbeiter umlegen? Die Antwort ist eindeutig, ergibt sich aus mehreren Rechtsgrundlagen und lässt keinen Spielraum für kreative Auslegungen.
Der EU AI Act verpflichtet Unternehmen als Betreiber von KI-Systemen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu sorgen. Diese Pflicht trifft das Unternehmen — nicht den einzelnen Arbeitnehmer. Wer die Kosten dennoch auf Mitarbeiter abzuwälzen versucht, handelt arbeitsrechtlich angreifbar.
Dieser Artikel erklärt, warum das so ist, auf welche Rechtsgrundlagen sich Arbeitnehmer berufen können und wie das Thema im Vergleich zu anderen Pflichtschulungen einzuordnen ist.
Art. 4 EU AI Act: Die Pflicht liegt beim Unternehmen
Artikel 4 der EU-VO 2024/1689 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter und sonstigen eingesetzten Personen über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Diese Norm gilt seit dem 2. Februar 2025 — und sie richtet sich nicht an einzelne Arbeitnehmer, sondern an die Organisation als Ganzes.
Der entscheidende Begriff ist "Betreiber". Gemeint sind Unternehmen, die KI-Systeme im Geschäftsbetrieb einsetzen. Das betrifft praktisch jede Organisation, die heute Microsoft Copilot, ChatGPT Enterprise, KI-gestützte CRM-Systeme oder vergleichbare Tools nutzt. Erwägungsgrund 20 der Verordnung konkretisiert, was KI-Kompetenz bedeutet: Betreiber, Anbieter und betroffene Personen sollen in die Lage versetzt werden, informierte Entscheidungen über KI-Systeme zu treffen und deren Chancen und Risiken angemessen einschätzen zu können.
Weil das Gesetz das Unternehmen als Adressaten bestimmt, liegt auch die Pflicht zur Kostenübernahme beim Unternehmen. Das ist keine Auslegungsfrage, sondern Konsequenz aus der Normstruktur: Wer verpflichtet ist, etwas sicherzustellen, muss auch die Mittel dafür bereitstellen.
Mehr zur KI-Schulungspflicht nach Artikel 4 finden Sie in der Wissensdatenbank.
§81 BetrVG: Unterrichtungspflicht des Arbeitgebers
Das deutsche Arbeitsrecht kennt die Pflicht des Arbeitgebers zur Qualifikation seiner Mitarbeiter seit Jahrzehnten — deutlich älter als der AI Act.
§81 Abs. 4 BetrVG legt fest: Wenn sich die Tätigkeit des Arbeitnehmers ändert und seine bisherigen Kenntnisse nicht mehr ausreichen, muss der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer erörtern, mit welchen Maßnahmen die Berufsbildung gefördert werden soll. Das gilt ausdrücklich, wenn neue Technologien oder technische Anlagen eingeführt werden.
KI-Systeme sind neue Technologien im Sinne des §81 Abs. 4 BetrVG. Wer ChatGPT, Copilot oder andere KI-Tools im Betrieb einführt, löst damit automatisch eine Erörterungspflicht gegenüber den betroffenen Beschäftigten aus. Der Arbeitnehmer hat in diesen Gesprächen das Recht, ein Betriebsratsmitglied hinzuzuziehen.
Ergänzend dazu sieht §97 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats vor, wenn die Einführung neuer Technologien dazu führt, dass die bisherigen Kenntnisse der Arbeitnehmer nicht mehr ausreichen. Können Arbeitgeber und Betriebsrat sich nicht einigen, entscheidet die Einigungsstelle verbindlich. Für Unternehmen, die KI-Systeme ohne Betriebsratseinbindung und ohne Schulungsmaßnahmen einführen, bedeutet das ein reales arbeitsrechtliches Risiko.
§3 Abs. 3 ArbSchG: Kosten dürfen nicht auf Beschäftigte abgewälzt werden
Das ist die stärkste Rechtsgrundlage in dieser Frage — und sie lässt an Klarheit nichts zu wünschen übrig.
§3 Abs. 3 des Arbeitsschutzgesetzes lautet:
"Kosten für Maßnahmen nach diesem Gesetz darf der Arbeitgeber nicht auf die Beschäftigten abwälzen."
Der direkte Anwendungsbereich dieser Vorschrift sind Arbeitsschutzmaßnahmen. Der dahinterstehende Grundsatz ist aber ein allgemeines arbeitsrechtliches Prinzip: Wer als Pflichtenträger gesetzlich verpflichtet ist, etwas sicherzustellen, kann die Kosten dieser Pflichterfüllung nicht auf diejenigen verlagern, für die er die Pflicht erfüllen muss.
Genau das greift bei der KI-Schulung nach Art. 4 EU AI Act. Der Betreiber — also das Unternehmen — ist Adressat der gesetzlichen Pflicht. Der Arbeitnehmer ist Begünstigter und Teilnehmer, nicht Schuldner der Schulungskosten. Eine Kostenüberwälzung ist damit analog zu §3 Abs. 3 ArbSchG rechtlich angreifbar, durch den Betriebsrat anfechtbar und in der Praxis auch kontraproduktiv, weil sie die Teilnahmebereitschaft erheblich senkt.
Vergleichstabelle: So läuft es bei anderen Pflichtschulungen
Die KI-Schulung steht nicht allein. Ein Blick auf etablierte Pflichtschulungen zeigt, wie Gesetzgeber, Rechtsprechung und Praxis hier seit Jahren konsistent entscheiden.
| Schulungsart | Gesetzliche Grundlage | Adressat der Pflicht | Wer zahlt? | Arbeitszeit? |
|---|---|---|---|---|
| Arbeitsschutz | §12 ArbSchG | Arbeitgeber | Arbeitgeber (gesetzlich zwingend) | Ja, ausdrücklich nach §12 ArbSchG |
| Datenschutz (DSGVO) | Art. 39 DSGVO | Verantwortlicher (= Unternehmen) | Arbeitgeber | Ja |
| Geldwäsche | §6 Abs. 2 Nr. 6 GwG | Verpflichteter (= Unternehmen) | Arbeitgeber | Ja |
| Brandschutz | §10 ArbSchG | Arbeitgeber | Arbeitgeber (gesetzlich zwingend) | Ja |
| KI-Kompetenz (AI Act) | Art. 4 EU AI Act | Betreiber (= Unternehmen) | Arbeitgeber | Ja, analog §12 ArbSchG |
Das Muster ist eindeutig: Überall dort, wo das Gesetz das Unternehmen als Pflichtenträger bestimmt, trägt das Unternehmen die Kosten. Die KI-Schulung reiht sich nahtlos in dieses Bild ein. Kein Arbeitgeber käme auf die Idee, die Kosten einer DSGVO-Pflichtschulung oder einer Brandschutzunterweisung auf seine Mitarbeiter abzuwälzen — für die KI-Schulung gilt dasselbe.
Muss die Schulung in der Arbeitszeit stattfinden?
Ja — wenn die Schulung betrieblich angeordnet ist oder aus einer gesetzlichen Pflicht folgt, gilt sie als vergütungspflichtige Arbeitszeit. Das hat das Bundesarbeitsgericht in mehreren Entscheidungen klargestellt: Fortbildungen, die der Arbeitgeber anordnet oder von denen die Teilnahme erwartet wird, sind Arbeitszeit.
Der gesetzliche Maßstab findet sich in §12 ArbSchG, der ausdrücklich vorschreibt, dass Arbeitsschutz-Unterweisungen während der Arbeitszeit zu erfolgen haben. Dieser Grundsatz gilt analog für alle vergleichbaren Pflichtschulungen.
Für die Praxis bedeutet das:
- Wer den Online-Kurs in der Arbeitszeit absolviert, weil der Arbeitgeber es anordnet oder klar erwartet: Arbeitszeit, voll vergütet.
- Wer den Kurs freiwillig und auf eigene Initiative macht, ohne betriebliche Anordnung: private Weiterbildung, kein Anspruch auf Vergütung.
- Wer vom Arbeitgeber eine Empfehlung ohne jede Anordnung erhält: Grauzone — im Zweifel Betriebsrat oder Fachanwalt einschalten.
Arbeitgeber sind gut beraten, KI-Schulungen regulär in die Arbeitszeit zu integrieren. Das vermeidet rechtliche Unsicherheiten, senkt die Wahrscheinlichkeit von Konflikten mit dem Betriebsrat und erhöht die tatsächliche Teilnahmequote.
Was tun, wenn der Arbeitgeber nicht zahlen will?
Wenn ein Unternehmen KI-Systeme einsetzt, aber keine Schulungen anbietet oder die Kosten auf Mitarbeiter abwälzen möchte, empfiehlt sich eine strukturierte Eskalation in vier Stufen.
Stufe 1: Schriftliche Anfrage. Wenden Sie sich schriftlich an den Vorgesetzten oder die Personalabteilung. Verweisen Sie dabei konkret auf Art. 4 EU AI Act und §81 Abs. 4 BetrVG. Die schriftliche Form ist wichtig — sie dokumentiert die Anfrage und setzt eine Frist zur Stellungnahme.
Stufe 2: Betriebsrat einschalten. Wenn ein Betriebsrat existiert, hat er nach §§96–98 BetrVG Mitbestimmungsrechte bei betrieblichen Bildungsmaßnahmen. Der Betriebsrat kann die Initiative ergreifen, Schulungsmaßnahmen einfordern und bei Blockade durch den Arbeitgeber die Einigungsstelle anrufen. Das ist ein echtes Durchsetzungsinstrument.
Stufe 3: Aufsichtsbehörde informieren. Die Marktüberwachungsbehörden der Bundesländer sind für die Durchsetzung des AI Act zuständig. Eine Meldung dort setzt das Unternehmen unter behördlichen Druck.
Stufe 4: Fachanwalt einschalten. Wenn alle anderen Wege scheitern, bleibt die arbeitsrechtliche Durchsetzung über einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder über die Rechtsschutzabteilung der zuständigen Gewerkschaft.
Wichtig: Unterschreiben Sie keine Vereinbarungen, in denen Sie sich verpflichten, Schulungskosten selbst zu tragen oder zurückzuzahlen, bevor diese Klausel rechtlich geprüft wurde.
Rückzahlungsklauseln bei Pflichtschulungen sind unwirksam
Manche Arbeitgeber versuchen, Schulungskosten über Rückzahlungsklauseln abzusichern: Wer das Unternehmen innerhalb einer bestimmten Frist nach der Schulung verlässt, soll die Kosten anteilig zurückzahlen.
Das Bundesarbeitsgericht hat die Zulässigkeit solcher Klauseln an strenge Voraussetzungen geknüpft: Die Schulung muss dem Arbeitnehmer einen echten, über den betrieblichen Nutzen hinausgehenden Mehrwert bringen, die Bindungsdauer muss verhältnismäßig sein und die Klausel muss klar formuliert sein.
Für gesetzlich vorgeschriebene Pflichtschulungen — wie die KI-Kompetenz-Schulung nach Art. 4 EU AI Act — sind Rückzahlungsklauseln grundsätzlich unwirksam. Die Schulung dient primär dem betrieblichen Interesse des Arbeitgebers: Er erfüllt damit seine gesetzliche Pflicht als Betreiber. Das Kostenrisiko gesetzlicher Compliance-Pflichten darf nicht auf den Arbeitnehmer verlagert werden.
Die Analogie macht es deutlich: Kein Gericht würde eine Rückzahlungsklausel für eine Brandschutzunterweisung oder eine DSGVO-Pflichtschulung akzeptieren. Für die KI-Schulung gilt nichts anderes. Wer eine solche Klausel trotzdem unterschreiben soll, sollte sie vor der Unterzeichnung durch den Betriebsrat oder einen Fachanwalt prüfen lassen.
Sonderfall: Selbstständige und Freiberufler
Selbstständige und Freiberufler, die KI-Systeme in ihrer Arbeit nutzen, sind in der Regel selbst Betreiber im Sinne des EU AI Act. Es gibt keinen Arbeitgeber, der die Schulungskosten übernehmen müsste — sie tragen sie selbst.
Das hat aber einen wichtigen Vorteil: Schulungskosten sind als Betriebsausgaben nach §4 Abs. 4 EStG vollständig absetzbar. Bei einem Grenzsteuersatz von 42 % reduziert sich die tatsächliche Nettokostenbelastung eines 500-Euro-Kurses auf rund 290 Euro. GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer können die Schulungskosten über die GmbH als Betriebsausgabe abrechnen.
Wer als Selbstständiger Mitarbeiter oder Subunternehmer beschäftigt, die KI-Systeme einsetzen, gelten dieselben Pflichten wie für Arbeitgeber: Die Schulungspflicht liegt beim Auftraggeber, der die KI-Nutzung anordnet oder voraussetzt.
Eine Übersicht zu Förderprogrammen, die Schulungskosten anteilig übernehmen, finden Sie unter KI-Schulung Förderung 2026.
FAQ
Kann mein Arbeitgeber verlangen, dass ich die KI-Schulung in meiner Freizeit mache?
Nein, wenn die Teilnahme betrieblich angeordnet oder klar erwartet wird. Dann handelt es sich um vergütungspflichtige Arbeitszeit — analog zur Regelung in §12 ArbSchG für Arbeitsschutzunterweisungen. Nur bei echten, freiwilligen Weiterbildungen ohne betriebliche Erwartungshaltung kann der Arbeitnehmer die Zeit selbst aufbringen.
Gilt Art. 4 AI Act auch für kleine Unternehmen?
Ja. Art. 4 EU AI Act gilt für alle Betreiber von KI-Systemen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Es gibt keine ausdrückliche Ausnahme für Kleinunternehmen oder KMU. Allerdings skaliert die Intensität der Schulungspflicht mit der Art und dem Umfang der eingesetzten KI-Systeme.
Was passiert, wenn mein Unternehmen keine Schulungen anbietet?
Fehlende KI-Schulungen haben kein eigenes Bußgeld nach Art. 99 EU AI Act. Sie verschlechtern aber die Sorgfaltsposition des Unternehmens bei anderen AI-Act-Verstößen erheblich und können bei zivilrechtlichen Haftungsfragen zum Problem werden. Außerdem können Beschäftigte über den Betriebsrat nach §§96–98 BetrVG Schulungsmaßnahmen einfordern.
Ich bin Betriebsrat — was kann ich konkret tun?
Sie haben nach §96 BetrVG das Recht, den Berufsbildungsbedarf einzufordern und mit dem Arbeitgeber zu beraten. Nach §97 BetrVG haben Sie ein Mitbestimmungsrecht, wenn die Einführung von KI-Systemen dazu führt, dass bisherige Kenntnisse nicht mehr ausreichen. Wenn der Arbeitgeber sich weigert, können Sie die Einigungsstelle anrufen — deren Entscheidung ist verbindlich.
Dieser Artikel dient der allgemeinen rechtlichen Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für konkrete arbeitsrechtliche Fragen empfehlen wir einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder die Rechtsschutzabteilung Ihrer Gewerkschaft.
Wenn Sie Ihren Nachweis nach Art. 4 EU AI Act mit Abschlusstest und Schulungszertifikat aufbauen wollen: Der EU AI Act Kurs ist darauf ausgelegt, Unternehmen und deren Beschäftigte in einer kompakten Lerneinheit compliance-fähig zu machen.