Artikel 4 der EU-KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. Er verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeitenden über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Was viele Unternehmen nicht wissen: Es gibt zwei separate Dokumentationssysteme, die gleichzeitig bedient werden müssen — die Art.-4-Compliance-Dokumentation für die Aufsichtsbehörde und die Fördernachweis-Dokumentation für bewilligende Förderstellen.
Dieser Beitrag erklärt beide Systeme, zeigt die 5 Pflicht-Elemente der Art.-4-Dokumentation und stellt ein vollständig ausfüllbares Schulungskonzept-Template bereit. Wer die Dokumentation von Anfang an richtig aufbaut, erfüllt damit beide Anforderungen gleichzeitig — und ist bei einer Prüfung durch die Bundesnetzagentur oder eine Förderstelle auf der sicheren Seite. Alle Förderoptionen für die Schulung selbst finden Sie unter Förderübersicht 2026.
Die zwei Dokumentationssysteme auf einen Blick
Unternehmen, die KI-Schulungen durchführen, bewegen sich in zwei rechtlich unabhängigen Rahmen.
Die Art.-4-Compliance-Dokumentation basiert auf der EU-KI-Verordnung 2024/1689. Prüfer ist die Bundesnetzagentur (BNetzA) als zuständige Marktüberwachungsbehörde in Deutschland. Empfohlene Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre (analog zur steuerlichen Aufbewahrungspflicht).
Die Fördernachweis-Dokumentation basiert auf dem jeweiligen Zuwendungsbescheid, der Bundeshaushaltsordnung und steuerrechtlichen Vorschriften. Prüfer sind die bewilligende Behörde (BAFA, L-Bank, BA), der Bundesrechnungshof bei ESF-Programmen und das Finanzamt. Gesetzliche Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre.
Die gute Nachricht: Ein sauber ausgestelltes Schulungszertifikat bedient beide Anforderungen gleichzeitig.
Die 5 Pflicht-Elemente der Art.-4-Dokumentation
Element 1: Schulungskonzept
Das Schulungskonzept ist das Herzstück der Art.-4-Dokumentation. Es belegt, dass die Schulungsmaßnahmen systematisch geplant wurden — und nicht zufällig oder reaktiv entstanden sind.
Ein Art.-4-konformes Schulungskonzept muss mindestens enthalten: eine Bedarfsanalyse (welche KI-Systeme werden eingesetzt, welche Mitarbeitergruppen sind betroffen, welcher Kompetenzstand ist vorhanden), klare Lernziele mit messbaren Erfolgskriterien, eine Beschreibung der Schulungsmaßnahmen (Titel, Anbieter, Format, Dauer, Pflicht oder freiwillig), eine Rollenzuordnung (wer muss was lernen) und einen Nachweisführungsplan (wo werden Zertifikate abgelegt, wer ist verantwortlich). Außerdem gehört ein Aktualisierungsplan hinzu: mindestens jährliche Überprüfung sowie eine Regelung für neue KI-Systeme.
Das Konzept sollte vor Schulungsstart erstellt werden. Der Zeitaufwand beträgt rund 2 bis 3 Stunden.
Element 2: Teilnahmenachweise
Für jeden Schulungsteilnehmer müssen folgende Angaben dokumentiert werden: vollständiger Name, Abteilung und Funktion, Schulungstitel, Schulungsdatum, Dauer in Stunden, Ergebnis (bestanden oder nicht bestanden mit Punkteanzahl), Zertifikatsnummer und eine digitale Bestätigung oder Unterschrift.
Das empfohlene Format ist ein exportierbarer LMS-Report (CSV oder PDF). Diese Listen müssen auf Anfrage der Bundesnetzagentur sofort vorgelegt werden können.
Element 3: Lernzielnachweis durch Abschlusstest
Artikel 4 verlangt nicht nur Teilnahme, sondern ausreichende KI-Kompetenz. Das ist ein wichtiger Unterschied. Die Bundesnetzagentur wird im Ernstfall nicht fragen "Hatten Sie eine Schulung?", sondern "Können Ihre Mitarbeiter KI-Systeme korrekt einschätzen?"
Ein Abschlusstest ist deshalb dringend empfohlen. Legen Sie im Schulungskonzept eine Mindestpunktzahl fest (z. B. 70 Prozent) und dokumentieren Sie bei Nicht-Bestehen, wann und ob eine Wiederholung stattgefunden hat.
Element 4: Schulungszertifikat
Das Schulungszertifikat ist das sichtbarste Compliance-Dokument. Es muss folgende Pflichtangaben enthalten: Name des Teilnehmers, Name der Schulung mit Bezug auf den EU AI Act und Artikel 4, Datum der Schulung, bestandene Prüfung mit Ergebnis, Aussteller, eindeutige Zertifikatsnummer und einen Hinweis auf die empfohlene Auffrischung.
Was das Zertifikat nicht enthalten darf: "Offiziell anerkannt", "Zertifizierung nach EU AI Act" oder "Staatlich geprüft". Diese Formulierungen implizieren eine staatliche Akkreditierung, die es nicht gibt, und begründen Abmahnrisiken. Korrekt und rechtssicher sind: "Schulungszertifikat", "Bescheinigung über erfolgreiche Teilnahme" oder "Nachweis über KI-Kompetenzschulung gem. EU AI Act Art. 4".
Element 5: SOP-Verweise und Prozessintegration
Für Unternehmen mit Hochrisiko-KI-Systemen ist die Integration der Schulung in betriebliche Standard Operating Procedures (SOPs) ein zusätzliches Compliance-Signal. Konkret bedeutet das: ein Onboarding-SOP mit der Regelung, dass neue Mitarbeiter binnen 30 Tagen die KI-Grundlagenschulung absolvieren, ein KI-System-SOP, der den Schulungsnachweis als Voraussetzung für die Systembedienung nennt, und ein Jahresprüfungs-SOP für die jährliche Wiederholung.
Diese Verweise verankern die Schulung organisatorisch und zeigen, dass KI-Kompetenz kein einmaliges Event ist.
Aufbewahrungsfristen
Die einheitliche Empfehlung für alle Schulungs- und Förderunterlagen lautet: 10 Jahre. Das gilt für Schulungskonzepte, Teilnehmerlisten, Zertifikate, Testergebnisse sowie alle förderrechtlichen Dokumente.
Handelsrechtlich gilt für Buchungsbelege nach §257 HGB eine Frist von 8 Jahren, steuerrechtlich nach §147 AO für Rechnungen eine Frist von 10 Jahren. Die Empfehlung lautet: Im Zweifel immer 10 Jahre aufbewahren. Lieber zu lang als zu kurz.
Was bei einer Prüfung durch die Bundesnetzagentur passiert
Die Bundesnetzagentur ist ab 2025 die zuständige Marktüberwachungsbehörde für den EU AI Act in Deutschland. Bei einer Prüfung verlangt sie sofort vorzulegende Dokumente: eine Liste aller im Unternehmen eingesetzten KI-Systeme, die Risikoklassifizierung dieser Systeme, das Schulungskonzept nach Art. 4, Teilnahmenachweise und Teilnehmerliste sowie Zertifikate der Mitarbeiter (Stichprobe) und den Nachweis, dass die Schulung vor Einsatz des KI-Systems stattfand.
Was die BNetzA nicht erwartet (jedenfalls noch nicht): eine akkreditierte Zertifizierung oder eine staatlich anerkannte Prüfung. Beides existiert nicht. Gefordert ist nachweisbare Bemühung im Sinne von "best efforts".
Die praktische Empfehlung: Einen "AI Act Compliance-Ordner" anlegen — digital oder physisch — mit der Struktur: Systemliste, Schulungskonzept, Teilnahmenachweise, Zertifikate.
Kopierfertig: Schulungskonzept-Template nach Art. 4
Das folgende Template kann direkt als Grundlage für das eigene Schulungskonzept verwendet werden.
SCHULUNGSKONZEPT KI-KOMPETENZ gem. Art. 4 EU KI-Verordnung (EU) 2024/1689
Unternehmen: ______________________ Rechtsform: ______________________ Mitarbeiterzahl: ______________________ Verantwortlich: ______________________ Funktion: ______________________ Erstellt am: ______________________ Nächste Überprüfung: ______________________
Abschnitt 1: KI-Systeme im Unternehmen
System 1: _____________ Risikoklasse: Verboten / Hochrisiko / Begrenzt / Minimal Einsatzbereich: ______________________ Betroffene Abteilungen: ______________________
Abschnitt 2: Pflichtschulung für folgende Gruppen
Alle Mitarbeiter (Grundlagenschulung): Ja / Nein Führungskräfte (Grundlage + Compliance-Verantwortung): Ja / Nein IT / Datenteams (Grundlage + technische Vertiefung): Ja / Nein Abteilungen mit Hochrisiko-KI: ______________________
Abschnitt 3: Lernziele
Nach Abschluss sind alle Teilnehmer in der Lage:
- Die vier Risikoklassen des EU AI Act zu benennen und zu unterscheiden
- Das eingesetzte KI-System korrekt einzustufen
- Ihre Pflichten als Betreiber zu beschreiben
- Fehlerhafte oder diskriminierende KI-Outputs zu erkennen und zu melden
Erfolgskriterium — Mindestpunktzahl im Abschlusstest: ______ %
Abschnitt 4: Schulungsmaßnahmen
Titel: ______________________ Anbieter: ______________________ Format: E-Learning / Präsenz / Hybrid Dauer: ______________________ Kosten pro Person: ______________________ Abschlusstest: Ja (Mindestpunktzahl: ____%) / Nein
Erstschulung: ______________________ Wiederholung: Jährlich / Alle 2 Jahre / Bei Systemänderung Neue Mitarbeiter: Innerhalb ______ Tage nach Arbeitsbeginn
Abschnitt 5: Nachweisführung
Teilnahmenachweise: LMS-Export / Unterschriftsliste / E-Mail-Bestätigung Zertifikate abgelegt in: ______________________ Verantwortlich: ______________________ Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre
Freigabe
Erstellt von: ________________________ Datum: ______ Geprüft von: ________________________ Datum: ______ Freigegeben: ________________________ Datum: ______
Empfohlene Ablagestruktur
Eine sinnvolle digitale Ablagestruktur sieht so aus:
Compliance-Ordner > AI-Act-Schulung > Schulungsjahr > Schulungskonzept (PDF), Teilnehmerliste (CSV), Zertifikate (je Teilnehmer als PDF), Förderung (Bewilligungsbescheid, Rechnungen, Kontoauszüge, Verwendungsnachweis).
Diese Struktur ermöglicht es, bei einer Prüfung innerhalb weniger Minuten alle relevanten Dokumente vorzulegen.
Häufige Dokumentationsfehler
Schulung ohne Schulungskonzept: Mitarbeiter absolvieren Kurse, aber es gibt kein schriftliches Konzept mit Art.-4-Bezug. Bei einer BNetzA-Prüfung kann das Unternehmen nicht belegen, dass die Schulungen systematisch und zielgerichtet waren. Lösung: Template ausfüllen, bevor die Schulung beginnt.
Kein Aktualisierungsplan: Einmalige Schulung ohne geplante Wiederholung. Artikel 4 ist eine laufende Pflicht, kein einmaliger Akt. Lösung: Wiederholungsintervall im Schulungskonzept festlegen.
Rechnungen nicht förderkonform: Eine Rechnung des Kursanbieters ohne alle Pflichtangaben nach §14 UStG (vollständiger Name, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, konkrete Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag, Leistungszeitraum) wird von Bewilligungsbehörden nicht als Nachweis akzeptiert.
Schulungsunterlagen nicht archiviert: Zertifikate werden ausgeteilt, aber nicht systematisch abgelegt. Mitarbeiter verlassen das Unternehmen, Nachweise verschwinden. Lösung: Digitale Ablagestruktur und standardisierten Export-Prozess aus dem LMS einrichten.
Häufige Fragen zur Art.-4-Dokumentation
Reicht eine Anwesenheitsliste als Nachweis für Art. 4? Eine Anwesenheitsliste allein ist nicht ausreichend. Artikel 4 verlangt "ausreichende KI-Kompetenz", nicht nur Teilnahme. Ein bestandener Abschlusstest ist der stärkste Nachweis dafür, dass das Lernziel erreicht wurde. Anwesenheitslisten ergänzen den Nachweis, ersetzen ihn aber nicht.
Wie lange muss ich Schulungsnachweise aufbewahren? Empfohlen werden 10 Jahre für alle Schulungs- und Förderunterlagen. Für Buchungsbelege gilt handelsrechtlich eine Frist von 8 Jahren (§257 HGB), steuerrechtlich von 10 Jahren (§147 AO). Wer für Hochrisiko-KI-Systeme tätig ist, sollte die Schulungsnachweise für die gesamte Laufzeit des Systems plus 10 Jahre aufbewahren.
Muss das Schulungskonzept schriftlich vorliegen oder reicht eine mündliche Regelung? Es gibt keine explizite Formvorschrift in Artikel 4. In der Praxis ist ein schriftliches Konzept aber dringend empfohlen — es ist das einzige Dokument, das bei einer Prüfung belegen kann, dass die Schulung systematisch und zielgerichtet geplant wurde. Ein mündliches Konzept existiert für Prüfer nicht.
Gilt die Schulungspflicht auch für externe Dienstleister, die KI-Systeme bei uns nutzen? Artikel 4 gilt für "alle Personen, die in ihrem Namen mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind". Das umfasst grundsätzlich auch externe Dienstleister, die im Auftrag des Betreibers KI-Systeme nutzen. Es empfiehlt sich, entsprechende Nachweispflichten vertraglich zu verankern.
Dieser Beitrag gibt allgemeine Orientierung. Für komplexe Förderprogramme (INQA, ESF+) und den Einsatz von Hochrisiko-KI-Systemen empfehlen wir rechtliche Einzelfallberatung. Für die strukturierte Schulung mit Abschlusstest und Schulungszertifikat steht der EU AI Act Kurs zur Verfügung.