Rund 5,4 Millionen Menschen arbeiten im öffentlichen Dienst in Deutschland. Alle Behörden, die KI-Systeme nutzen, sind Betreiber nach dem EU AI Act — ohne Ausnahme. BBG § 61 Abs. 3 verpflichtet Bundesbeamte zur Teilnahme an dienstlichen Qualifizierungsmaßnahmen. Vergaberecht verhindert den Einkauf nicht: Unter etwa 25.000 Euro ist ein Direktkauf ohne Ausschreibung möglich. Wer den Budgetzyklus kennt, weiß: Die Monate März bis Mai 2026 sind das optimale Zeitfenster für Schulungsentscheidungen.
Behörden als Betreiber: Die rechtliche Grundlage
Artikel 3 Nr. 4 der EU-Verordnung 2024/1689 definiert Betreiber als "natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder sonstige Stelle, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet". Behörden sind damit ausdrücklich benannt — es gibt keine Ausnahmeregelung für den öffentlichen Sektor.
Artikel 4 schreibt vor: Betreiber müssen sicherstellen, dass ihr Personal, das KI-Systeme einsetzt oder beaufsichtigt, über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Diese Pflicht gilt seit August 2024. Behörden, die bis heute kein Schulungskonzept haben, befinden sich bereits im Rückstand.
Für Behörden, die Hochrisiko-KI einsetzen — darunter biometrische Erkennungssysteme, automatisierte Sozialleistungsprüfung, Verkehrsüberwachung oder Dokumentenprüfung an der Ausländerbehörde — gelten ab August 2026 zusätzlich die erweiterten Betreiberpflichten nach Artikel 26. Dazu gehören menschliche Aufsicht, sachgerechte Interpretation von KI-Outputs und nachweisbare Schulung des Personals. Bußgelder bei Verstoß gegen Artikel-26-Pflichten können bis zu 15 Millionen Euro betragen.
Einen vollständigen Überblick über die Schulungspflichten bietet die Förderübersicht 2026; das konkrete Schulungsangebot ist unter EU-AI-Act-Schulung beschrieben.
BBG § 61 und TVöD: Die dienstrechtliche Seite
Für Bundesbeamte regelt § 61 Abs. 3 BBG die Fortbildungspflicht: Beamtinnen und Beamte sind verpflichtet, an Maßnahmen der dienstlichen Qualifizierung zur Erhaltung oder Fortentwicklung ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten teilzunehmen. Spiegelbildlich hat der Dienstherr nach § 78 BBG die Fürsorgepflicht, Fortbildung anzubieten und zu finanzieren.
Alle 16 Bundesländer haben analoge Regelungen in ihren Landesbeamtengesetzen. NRW, Bayern und Baden-Württemberg enthalten wortlautnahe Fortbildungspflichten. Die Grundstruktur ist überall identisch: Fortbildung ist Dienstpflicht, nicht freiwilliges Angebot.
Für Tarifbeschäftigte — sie stellen rund 60 Prozent der öffentlich Beschäftigten — gilt TVöD § 5: Arbeitgeber und Beschäftigte sollen Qualifizierungsmaßnahmen gemeinsam fördern. Qualifizierung ist Bestandteil der Personalpolitik.
Die Kombination aus Art. 4 EU AI Act und § 61 BBG ergibt für jede Behörde, die KI einsetzt, eine doppelt abgesicherte Schulungspflicht: europäisches Regulierungsrecht plus nationales Dienstrecht.
Hochrisiko-KI in Behörden: Wer ist besonders betroffen?
Anhang III der EU-Verordnung listet Hochrisiko-KI-Systeme, die in vielen Behörden bereits im Einsatz sind:
Polizei und Ordnungsamt nutzen biometrische Erkennungssoftware und Gesichtserkennung. Sozialamt und Jobcenter setzen automatisierte Leistungsprüfungssysteme ein. Ausländerbehörden verwenden KI zur Dokumentenprüfung und Risikobewertung. Steuerbehörden betreiben automatisierte Betrugserkennung. Schulbehörden nutzen zunehmend KI-gestützte Bewertungssysteme.
Für alle diese Bereiche gelten ab August 2026 nicht nur die allgemeinen Art.-4-Anforderungen, sondern die strengeren Art.-26-Pflichten. Behörden ohne nachweisbares Schulungsprogramm sind dann in einer regulatorisch exponierten Position.
Die Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BAköV) hat KI als Themenschwerpunkt gesetzt, bietet aber bislang kein spezifisches EU-AI-Act-Schulungsprogramm nach Artikel 4 an. Externe Anbieter schließen diese Lücke.
OZG 2.0 als zusätzlicher Schulungstreiber
Das Onlinezugangsgesetz 2.0 verpflichtet Bund und Länder zur vollständigen Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Automatisierte Antragsprüfung, KI-gestützte Bescheidbearbeitung und Bürger-Chatbots sind zentrale Umsetzungsmittel. Jede Behörde, die OZG 2.0 umsetzen will, wird KI einsetzen — und damit Schulungspflichten nach Art. 4 auslösen.
Der IT-Planungsrat als zentrales Steuerungsgremium für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung hat ein Kompetenzteam KI etabliert. Das Thema KI-Kompetenz ist auf Bundesebene als Handlungsprioritäre benannt, die operative Umsetzung liegt aber bei den einzelnen Behörden.
Vergaberecht: Kein Hindernis für Schulungseinkäufe
Das Vergaberecht schreckt manche Personalverantwortlichen ab — zu Unrecht. Die relevanten Schwellenwerte für Dienstleistungsaufträge liegen 2026 bei 221.000 Euro für Länder und Kommunen sowie 140.000 Euro für oberste Bundesbehörden. Schulungsleistungen liegen fast immer weit darunter.
Unterhalb dieser EU-Schwellenwerte gilt die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO):
- Bis etwa 1.000 Euro: Direktauftrag, formlos, keine Ausschreibung.
- Bis etwa 25.000 Euro: Direktkauf nach Einholung von drei Angeboten. Kein öffentliches Verfahren erforderlich.
- Ab 25.000 Euro: Öffentliche Ausschreibung oder Verhandlungsverfahren.
Für eine Behörde mit 200 Mitarbeitern, die eine Teamlizenz zu 50 Euro pro Kopf kauft, liegt der Gesamtbetrag bei 10.000 Euro — weit unter dem Direktkauf-Schwellenwert. Eine Gruppe von 20 Mitarbeitern für 99 Euro ergibt 1.980 Euro, was ohne jedes Vergabeverfahren möglich ist.
Schulungsleistungen werden zudem häufig als freiberufliche Leistungen eingestuft, was erleichterte Vergabeverfahren ermöglicht. Rahmenverträge erlauben es Behörden, einmal eine Ausschreibung durchzuführen und danach über mehrere Jahre ohne neue Vergabe abzurufen.
Budget-Zeitfenster: März bis Mai ist entscheidend
Öffentliche Budgets folgen einem festen Zyklus. Bundesbehörden stellen ihren Haushalt für das Folgejahr von September bis November auf. Ab Februar steht das Jahresbudget, und die Monate März bis Mai bilden das Zeitfenster, in dem Budgets genehmigt sind, aber noch nicht unter dem Quartalsschlussdruck stehen.
Kommunen folgen einem ähnlichen Rhythmus: Haushaltsbeschluss durch den Gemeinderat im November oder Dezember, Beginn des neuen Haushaltsjahres im Januar. In Q1 und Q2 sind Schulungsbudgets verfügbar und abfragbar.
Wer Behörden zwischen März und Mai anspricht, trifft auf Entscheider mit genehmigtem Budget und ohne Jahresend-Stress. Ab Juni wird es schwieriger, da die Budgets unter Druck geraten. September bis November ist die Planungsphase für 2027 — eine gute Zeit für strategische Gespräche, aber nicht für sofortige Buchungen.
Beschaffungsweg in der Praxis
Der typische Beschaffungsprozess für eine Behörde sieht so aus: Recherche und Bedarfsfeststellung durch die Personalleitung, Angebot mit Preisliste und Rechtsgrundlagen einholen, interne Freigabe durch die Behördenleitung, kurze Vergabedokumentation (drei Angebote bei Beträgen über dem Direktauftragsschwellenwert), Bestellung per Bestellschein oder formlosen Auftrag.
Entscheidend für Behörden: klare Preislisten statt Verhandlungspreise, Rechtsgrundlagen in der Angebotsdarstellung (Art. 4 EU AI Act und BBG § 61 Abs. 3), individuelle Schulungszertifikate für die Personalakte und ein Auftragsverarbeitungsvertrag für DSGVO-Konformität.
Die Bundesbeschaffungsplattform IFOS-Bund ermöglicht es Bundesbehörden, Fortbildungen zentral zu buchen. Anbieter, die auf IFOS gelistet sind, können ohne Einzelausschreibung von allen Bundesbehörden gebucht werden.
Kommunen: Größter Teilmarkt und am direktesten erreichbar
Allein auf kommunaler Ebene arbeiten rund 2,5 Millionen Beschäftigte — der größte Einzelbereich im öffentlichen Dienst. Jede kommunale Haushaltsstelle für Fortbildung enthält typischerweise 1 bis 3 Prozent der Personalkosten. Bei einer Stadt mit 200 Mitarbeitern entspricht das einem Fortbildungsbudget von 100.000 bis 150.000 Euro pro Jahr.
KI-Act-Schulungen für eine Abteilung von 20 Personen bei etwa 99 Euro pro Kopf summieren sich auf 1.980 Euro — weit unter jedem Vergabeverfahren. Kommunen können direkt über die Personalleitung oder das Bürgermeisterbüro bestellen. Kommunale Bildungswerke (KBW) aggregieren den Bedarf mehrerer Kommunen und ermöglichen Abruf ohne Einzelausschreibung.
FAQ
Welche Behörden sind durch Art. 4 EU AI Act betroffen? Alle Behörden, die KI-Systeme einsetzen — das schließt Chatbots auf Behördenwebseiten, Textoptimierungstools und Microsoft Copilot ebenso ein wie spezialisierte Fachanwendungen. Behörden, die ausschließlich mit Stift und Papier arbeiten, ohne jede digitale KI-Unterstützung, fallen nicht unter Art. 4. Dieser Fall dürfte ab 2026 kaum noch vorkommen.
Was passiert, wenn eine Behörde keine Schulungsnachweise hat? Fehlende Schulungsnachweise schwächen die Compliance-Position erheblich. Bei Art.-26-Pflichten (Hochrisiko-KI) drohen Bußgelder bis 15 Millionen Euro. Darüber hinaus kann eine fehlende Schulungsdokumentation bei KI-verursachten Verwaltungsfehlern haftungsrechtlich relevant werden — insbesondere wenn sie in einem Widerspruchs- oder Klageverfahren zur Sprache kommt.
Kann eine kleine Gemeinde mit 30 Mitarbeitern den Kurs direkt kaufen? Ja. Bis zu etwa 1.000 Euro ist ein formloser Direktauftrag ohne Ausschreibung möglich. Bis etwa 25.000 Euro (je nach Bundesland variiert der genaue Schwellenwert) reichen drei einzuholende Angebote. Eine Gemeinde mit 30 Mitarbeitern liegt mit einer Teamlizenz problemlos unter diesem Schwellenwert.
Gibt es eine Ausnahme für Behörden, die nur niedrigriskante KI nutzen? Für Behörden mit ausschließlich niedrigriskanter KI — zum Beispiel einem einfachen FAQ-Chatbot ohne personalisierten Output — gilt Art. 4, aber nicht Art. 26. Die Art.-4-Schulungspflicht besteht jedoch in jedem Fall. Die Abgrenzung zwischen niedrigriskant und Hochrisiko sollte jede Behörde für ihre eingesetzten Systeme schriftlich dokumentieren.
Stand: März 2026. Alle Angaben ohne Gewähr.